Application fonctionnant avec Tableur (Calc)
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I. Introduction▲
Cette application est distribuée librement sous les termes de la GNU GPL.
Vous pourrez trouver les dernières versions du logiciel ainsi qu'une traduction (non officielle) de la GPL sur le site de l'auteur (http://xlinfo.fr) ou sur le forum français d'OpenOffice. Ce logiciel peut ne pas être exempt de bogues, nous vous encourageons donc, le cas échéant, à les rapporter sur le forum OpenOffice qui lui est consacré.
Enfin, si vous relevez des inexactitudes légales ou fiscales, veuillez les transmettre pour correction de la même façon, l'auteur n'engageant en rien sa responsabilité à votre utilisation de ce logiciel.
Ce logiciel, à son niveau, a pour buts :
- d'automatiser la rédaction de factures et devis ;
- de faciliter la tenue de vos journaux ;
- d'en faciliter la gestion documentaire ;
- d'analyser votre activité ;
- de faciliter les déclarations sociales et fiscales.
II. Utilisation▲
Ce logiciel demande l'installation préalable d'une version récente d'OpenOffice, de LibreOffice ou de NeoOffice. Ce qui lui permet d'être compatible Windows, Mac ou Linux.
II-A. Activation des macros▲
Vous devez au préalable dans le sous-menu Options du menu Outils :
Régler le niveau de sécurité des macros au niveau Moyen :
Vous devrez ensuite à chaque lancement du facturier activer les macros.
II-B. Premier lancement▲
Une boîte de dialogue vous invite à préciser votre activité d'autoentrepreneur. Vous devez la remplir pour commencer à utiliser le facturier :
Vous pouvez retrouver les informations que vous y avez saisies dans les propriétés du document : menu Fichier ? Propriétés…
Il ne vous reste ensuite qu'à personnaliser votre facturier.
Pour changer le logo, vous devez au préalable déprotéger la feuille : menu Outils ? Protéger le Document ? décocher Feuille.
Sélectionnez le logo Xlinfo et menu Insertion ? Image ? À partir d'un fichier.
II-C. Présentation▲
II-C-1. La page « Saisie »▲
C'est ici que le principal du travail se fait. Cette page permet de saisir, retrouver, pointer des factures ou des devis, les imprimer, les exporter en PDF, les envoyer par mail, etc.
Trois sortes de pièces sont possibles :
- les Devis : identiques aux factures à la différence près que le net à payer (et non pas le total H.T.) est nul (sauf en cas d'acompte) et qu'une annotation en bas de page est automatiquement rajoutée précisant les conditions du devis : Devis à nous retourner daté signé, avec la mention « Bon pour Accord » et indiquant le montant total H.T. en toutes lettres (accompagné de l'acompte correspondant le cas échéant). Ils peuvent être validés en les enregistrant en factures ou en factures d'acompte ;
- les Factures : elles sont définitives et ne peuvent être enregistrées qu'une fois. Tant qu'elles ne sont pas pointées, elles peuvent cependant être annulées, elles n'apparaîtront plus alors dans le solde non pointé et seront rayées dans la page « Factures » ;
- les Factures d'acompte : ce sont des factures spéciales qui doivent être rédigées comme des factures normales, reprenant la totalité des produits à facturer, mais dont le net à payer est égal à l'acompte demandé. En cas d'acomptes multiples, c'est la facture d'acompte précédente qui doit être à nouveau enregistrée en un nouvel acompte. De la même façon, c'est en indiquant en acompte la somme restant à payer sur la facture globale que le logiciel clôturera pour vous la facture en indiquant sur la facture finale les différentes factures d'acomptes. Les factures d'acompte intermédiaires (qui suivent ou sont suivies par d'autres acomptes) ne peuvent pas être annulées. Les factures doivent être pointées pour être considérées réglées. Toutes ces informations (pointée, annulée) paraissant dans le cartouche « État de la Facture » en haut à droite de votre écran de travail ;
- les Factures de rappel : en cochant la case « rappel » (inactive pour les devis), vous pouvez à son exportation ajouter une mention« Rappel » sur votre facture (dont le nom sera également préfacé de cette même mention).
II-C-2. La page « Produits »▲
Comme son nom l'indique, c'est là que vous remplirez votre catalogue. Pas d'indications particulières ici. À noter que la colonne « type d'activité » est obligatoire en cas d'activités mixtes (voir plus bas en cas de monoactivité) !
La colonne référence est en fait une colonne de raccourcis qui vous servira à remplir vos factures dans la feuille « Saisie ».
La colonne désignation s'écrira automatiquement sur plusieurs lignes le cas échéant. Les chiffres d'affaires par produits et par la même occasion le diagramme correspondant de la feuille « Rapports » se mettront à jour automatiquement à chaque enregistrement de facture.
Limitations : vous ne devez pas, une fois qu'il a été facturé, modifier le prix d'un produit. Vos anciennes factures qui s'y rapporteraient en seraient falsifiées. Vous devez dans ce cas-là rajouter le même produit avec une référence différente (la colonne annotation est là pour vous aider).
En cas d'augmentation globale, il est préférable de changer de facturier et d'archiver le précédent.
De manière générale, ce facturier est prévu pour un exercice, vous devez en recommencer un à chaque début d'exercice !
II-C-3. La page « Clients »▲
Votre répertoire de clients. Comme pour la page « Produits », certaines colonnes ne sont là que pour vous faciliter la gestion de votre relation clients.
Si vous voulez profiter de l'envoi direct des factures par mail, vous devez renseigner l'e-mail du client !
Attention, le fait que certaines colonnes ne jouent pas un rôle direct dans le logiciel n'implique pas que vous puissiez les supprimer à votre guise, au risque de rendre les formules et les macros inopérantes ou fausses !
De la même façon que dans la feuille « Produits », les chiffres d'affaires par clients et le diagramme correspondant se mettront à jour à chaque pointage de facture. Il s'agit là du chiffre d'affaires pointé, factures d'acomptes ou factures globales.
II-C-4. Les pages « Factures » et « Devis »▲
Ces pages sont là pour la consultation et ne doivent pas être éditées. Vous pouvez en revanche profiter des autofiltres pour rechercher des factures ou des devis selon différents critères.
II-C-5. Le livre des « Recettes »▲
Les factures pointées (encaissées) par ordre chronologique préremplies à chaque pointage et à compléter par vos soins.
II-C-6. Le livre des « Achats »▲
À remplir par vos soins.
II-C-7. La page « Déclaration »▲
C'est ici que vous aurez le récapitulatif de vos chiffres d'affaires et de vos déclarations avec un lien direct vers le site de télédéclaration en ligne. Les différentes cotisations sont bien évidemment données à titre purement informatif.
II-C-8. Les Feuilles masquées▲
Pour les afficher : menu Format ? Feuille ? Afficher
II-C-8-a. La feuille « Prestations »▲
Sans intérêt, mais est là à titre consultatif.
II-C-8-b. La feuille « Paramètres »▲
C'est ici, en cas de changement de taux que vous pourrez d'une année à l'autre ajuster votre facturier…
Vous pouvez aussi y ajuster les taux s'appliquant à des cas spécifiques (ACCRE, Alsace…) non pris en compte par défaut par le facturier.
II-D. Exemple de Mise en œuvre▲
Une fois quelques clients et produits rentrés, rendez-vous à la page Saisie.
En cliquant sur la cellule CLIENTS *, une liste déroulante de vos clients apparaît. Choisissez le client souhaité !
Pour sélectionner les produits, cliquez sur la colonne Réf correspondante du corps de votre facture. Finissez de remplir la facture. Pour qu'une facture soit complète, elle doit comprendre un client, un total H.T. différent de 0, une date de livraison et une échéance (cellules marquées avec une *) ! Nous allons imaginer pour notre exemple qu'il s'agit d'un devis. Choisissez ce type de pièce dans la liste en haut du corps de votre facture.
Choisissez également de demander un acompte et enregistrez votre devis (attention, les acomptes sont des sommes fixes contrairement aux remises qui sont des pourcentages !). Vous pouvez maintenant le voir stocké en cliquant sur la cellule Devis et en activant la liste déroulante. Il vous suffira dorénavant de le sélectionner et de choisir de le visionner pour le retrouver à loisir.
Votre devis est supposé maintenant accepté, il vous suffit donc de le visionner et de l'enregistrer comme une facture (liste déroulante à gauche). Mais comme un acompte est indiqué, le logiciel vous demandera de choisir une facture d'acompte…
Vous voici maintenant avec un devis, si vous le revisionnez, le cartouche en haut à droite vous indiquera qu'il a bien été validé avec le numéro de facture d'acompte correspondant !
Revenons à notre facture d'acompte, vous pouvez maintenant la pointer (en imaginant qu'elle a été réglée) et ensuite en la visionnant à nouveau, soit la faire suivre d'une autre facture d'acompte en indiquant un nouveau montant d'acompte soit la clôturer en indiquant en acompte la totalité des sommes restant à percevoir comme indiqué dans le cartouche. Dans les deux cas, vous ne touchez plus au type de facture, laissez le type Facture d'Acompte, le logiciel se chargeant pour vous de la clôturer en Facture, le cas échéant.
Voilà un bref résumé des possibilités du logiciel, je vous laisse regarder l'évolution de vos C.A. par clients et par produits ainsi que vos diagrammes.
Les pénalités et les escomptes ne sont pas automatisés. Vous devez rentrer des produits correspondants pour les facturer ou les déduire (escomptes en négatif) le cas échéant avec des factures de régularisations… N'oubliez pas d'affecter le type d'activité !
II-D-1. Simplification du facturier en cas de monoactivité▲
Vous pouvez simplifier votre facturier en cas de monoactivité : pour cela, vous pouvez masquer certaines colonnes (après avoir déprotégé la feuille correspondante) en faisant un clic droit sur l'entête de colonne et en choisissant « masquer ».
II-D-1-a. Feuille Produits▲
La colonne « Type d'Activité » (c'est votre activité principale qui sera prise en compte).
II-D-1-b. Feuille Déclarations▲
Les colonnes ne correspondant pas votre activité.
II-D-2. Recalculer le Facturier▲
Vous pouvez recalculer le facturier (après une modification hasardeuse…) en cliquant sur le logo en bas à droite de la feuille « Saisie ». Cela recalculera vos C.A. par mois, par client, par article ainsi que vos cotisations.
III. Conclusion▲
Ce logiciel a pour ambition de rendre service. Toutes les situations n'ont certainement pas été envisagées. N'hésitez pas à faire part de vos appréciations, remarques ou attentes… Et n'oubliez pas de faire des sauvegardes…
Le fichier se trouve :
Bonne chance dans votre entreprise…
IV. Remerciements▲
Cet article a été publié avec l'autorisation de Jérôme Bourgeois.
Je remercie également Bovino pour sa relecture attentive et assidue.
